A gestão condominial em São Paulo exige rigor técnico e disciplina de prazos. Com contabilidade por competência, controles de retenções, rotinas trabalhistas bem parametrizadas e compliance predial em dia, o condomínio reduz riscos, melhora a previsibilidade do caixa e eleva o nível de transparência com os condôminos. Uma assessoria especializada integra processos, padroniza rotinas e entrega segurança operacional para síndicos e conselhos.

Por este motivo a responsabilidade contábil nao pode ficar na mão de amadores, contrate a Marques Administradora, e tenha tranquilidade fiscal no seu condomínio.

Administrar um condomínio no Estado de São Paulo exige domínio de rotinas contábeis, fiscais, trabalhistas e de compliance predial.

Este guia reúne, de forma prática e objetiva, as obrigações, e como uma administradora especializada, organiza os processos para reduzir riscos, aumentar a transparência e garantir previsibilidade financeira.

Panorama das obrigações fiscais e trabalhistas:

●       Contabilidade por competência com balancetes, conciliações e prestação de contas

●       Retenções e recolhimentos tributários como tomador de serviços

●       Rotinas trabalhistas, previdenciárias e de SST no E-Social

●       Licenças e laudos de segurança predial com controle de vencimentos

●       Governança condominial com orçamento, fundos e auditoria quando aplicável

Contabilidade condominial: pilares de transparência

●       Regime de competência

●       Reconheça receitas e despesas no período de competência para refletir a realidade econômica

●       Registre provisões de férias, 13º, contratos e manutenções

Plano de contas e centros de custo

●       Estruture por áreas como portaria, limpeza, elevadores, energia, água, manutenção, pessoal e jurídico

●       Separe fundos de reserva, obras e melhorias

Conciliação bancária mensal

●       Concilie 100 por cento das entradas e saídas com extratos

●       Mantenha relatórios de conciliação e documentação de suporte

Prestação de contas

●       Balancete mensal, DRE simplificada por centro de custo e relatório executivo

●       Extratos, conciliações, relação de contratos, inadimplência e fundos



Guarda documental

●       Financeiro e fiscal: mínimo de 5 anos, recomendável 10

●       Trabalhista e SST: até 20 anos para laudos e ASOs

●       Obras e reformas: mantenha ART, RRT, memoriais e laudos

Obrigações fiscais do condomínio como tomador de serviços

●       INSS

●       Cessão de mão de obra e empreitada podem exigir retenção previdenciária na nota do prestador

●       Pagamento a contribuinte individual (autônomo) com RPA

●       Retenção de 11% do INSS do prestador pessoa física

●       Recolhimento de 20% patronal e terceiros via DCTF-Web

IRRF

●       Serviços profissionais e pagamentos a autônomos podem exigir IRRF conforme tabela e códigos específicos

●       Emita comprovantes de rendimentos no início do ano subsequente

ISS municipal

●       Regra de retenção varia por município

●       Na capital, observe a Lei 13701 de 2003 e regulamentos de substituição tributária

●       Para optantes do Simples, verifique se há vedação ou não à retenção conforme o serviço

●       Para pessoa física via RPA, é comum o tomador recolher o ISS em guia municipal

PIS, COFINS e CSLL

●       Em regra, condomínios não retêm essas contribuições de prestadores, salvo hipóteses específicas

Documentos fiscais

●       Exija NFS-e com CNAE e descrição do serviço compatíveis

●       Evite pagamentos com recibos informais quando o serviço exigir nota fiscal

Obrigações trabalhistas e previdenciárias

●       E-Social e FGTS Digital

●       Envie eventos de admissões, desligamentos, férias, afastamentos e folha

●       Recolha FGTS pelo FGTS Digital, com vencimento padronizado próximo ao dia 20

DCTFWeb e EFD-Reinf

●       Contribuições previdenciárias consolidadas e pagas via DARF numerado

●       Retenções informadas na EFD-Reinf, que substitui a antiga DIRF para eventos recentes

Folha, benefícios e prazos

●       Salários até o quinto dia útil

●       Férias pagas até dois dias antes do início

●       13º em duas parcelas (até 30 de novembro e 20 de dezembro)

●       Respeite a convenção coletiva aplicável em São Paulo

SST saúde e segurança do trabalho

●       PGR e PCMSO com ASO, gestão de riscos e treinamentos

●       Eventos de SST no eSocial como CAT e monitoramentos

Terceirização responsável

●       Exija CND, comprovação de eSocial e FGTS, PPRA ou PGR e PCMSO, EPIs, treinamentos e SLAs contratuais

Compliance predial e regulatório em São Paulo

●       AVCB ou CLCB vigente, sinalização, rotas de fuga e brigada

●       Manutenção de elevadores com empresa registrada, relatórios e ART quando exigida

●       SPDA para-raios com inspeções e laudo

●       Limpeza de caixas d’água e laudo de potabilidade

●       Sistemas de gás NBR 15526 com testes de estanqueidade e ventilação

●       Geradores com manutenção, testes de carga e registros

●       Dedetização e controle de pragas com certificados

●       Acessibilidade, acessos e guarda de documentos técnicos

●       Obras e reformas conforme NBR 16280 com plano, ART ou RRT e regras internas

Calendário prático de prazos recorrentes

1. Salários até o 5º dia útil do mês seguinte

2. eSocial e EFD-Reinf eventos periódicos até por volta do dia 15

3. DCTFWeb contribuições previdenciárias até por volta do dia 20

4. FGTS Digital com vencimento padronizado próximo ao dia 20

5. IRRF serviços e trabalho até por volta do dia 20, conforme código

6. ISS na capital conforme calendário municipal, em geral na primeira quinzena

7. 13º primeira parcela até 30 de novembro, segunda parcela até 20 de dezembro

8. Férias pagas até dois dias antes do início

9. Laudos e licenças com programação e renovação com antecedência de 60 dias

Erros frequentes que geram multas e passivos

●       Reter tributos indevidos ou deixar de reter quando obrigatório

●       Pagar autônomo sem RPA e sem recolhimentos

●       Atrasar eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb

●       Não conciliar bancos e não documentar a prestação de contas

●       AVCB, SPDA e potabilidade vencidos

●       Contratos sem cláusulas de compliance, reajuste, SLA e garantias

Checklist antes de aprovar qualquer pagamento

1. O serviço tem retenção de INSS aplicável

2. Há ISS devido pelo tomador no município

3. Existe IRRF conforme natureza do serviço

4. O prestador é do Simples e a NFS-e indica corretamente a tributação

5. CNDs do prestador e contrato vigentes

6. Documento fiscal ou RPA emitidos corretamente

7. Centro de custo, provisões e autorização formal registrados

Como a assessoria especializada fortalece a gestão

●       Diagnóstico 360 graus

●       Levantamento de contratos, folha, laudos, prazos e passivos

●       Matriz de riscos e plano de ação com responsáveis e prazos

Implantação de rotina e controles

●       Plano de contas por centros de custo e fundos

●       Fluxo de pagamentos com checagem automática de retenções

●       Conciliações bancárias e arquivo digital organizado

Obrigações acessórias sem surpresas

●       eSocial, EFD-Reinf, DCTFWeb e FGTS Digital com conferências de consistência

●       Parametrização do ISS por município e tipo de serviço

Governança e transparência

●       Prestação de contas visual, indicadores e comparativo com orçamento

●       Relatórios executivos para síndico e conselho e apoio em assembleias

Compliance predial

●       Agenda única de laudos e manutenções com alertas

●       Dossiê técnico do condomínio pronto para seguradoras e fiscalizações

Conclusão:

A gestão condominial em São Paulo exige rigor técnico e disciplina de prazos. Com contabilidade por competência, controles de retenções, rotinas trabalhistas bem parametrizadas e compliance predial em dia, o condomínio reduz riscos, melhora a previsibilidade do caixa e eleva o nível de transparência com os condôminos. Uma assessoria especializada integra processos, padroniza rotinas e entrega segurança operacional para síndicos e conselhos.

Por este motivo a responsabilidade contábil nao pode ficar na mão de amadores, contrate a Marques Administradora, e tenha tranquilidade fiscal no seu condomínio.